הכנת תוכנית עסקית וקביעת תכנית עבודה
כל חברה צריכה שיהיו לה חזון, אסטרטגיה, ותוכנית עסקית שמגדירה את מגוון הפעולות וההשקעות שיש לעשות כדי לממש את האסטרטגיה. התוכנית העסקית צריכה להיבנות בשלושה רבדים:
- ראשית, יש לערוך ניתוח איכותי וכמותי הממפה את הענף שבו העסק פועל, המתחרים, חוזקותיו וחולשותיו של העסק, איומים והזדמנויות.
- האסטרטגיה העסקית והשיווקית הכוללת של החברה, שמתוכה נגזור את אופן הפעולה, כלומר תוכנית עבודה אופרטיבית לכל המחלקות בחברה. התוכנית צריכה לכלול את הפעולות שיש לעשות, את המשאבים הנדרשים, לוחות הזמנים, תוצאות נדרשות, יעדים ברורים ומנגנוני הבקרה. כדי להוציא לפועל תוכנית עבודה אפקטיבית ויעילה, כדאי לבנות צוות ולמנות כמה בעלי תפקידים שיהיו אחראים על יישומה ודיווח על התקדמותה. היתרון המרכזי ברעיון זה הנו השגת מחויבות של עובדים ביישום.
- ניתוח פיננסי של ההשקעה הנדרשת בעסק, מקורות המימון והרווח והפסד הצפוי. בניתוח הפיננסי יש לקחת בחשבון כמה תרחישים אפשריים (בהתאם לרגישות הנתונים המשתנים) ולבחון כל תרחיש, את משמעויותיו הפיננסיות ואת ההיערכות הנדרשת בכל אחד מהם.
ניהול נכון
לכולנו יש יתרונות וחסרונות, כולנו לא נולדנו נביאים וכולנו צריכים להתמודד עם עולם דינאמי וסביבה תחרותית משתנה בקצב מהיר.
אחד האתגרים הגדולים של בעל עסק הנו הניהול והשאלה איך לנהל עסק מצליח?
ניהול עסק נכון מתחיל בהבנה כי כל אתגר שיש בעסק מתחיל, ובדרך כלל גם יסתיים, באופן הניהול.
בעל עסק צריך להתמודד עם מגוון גדול של אתגרים שלעיתים אינו בקיא בכולם וגם במורכבות המציאות העסקית. בעל עסק צריך לזהות היכן חולשותיו מול האתגרים ולפעול נכון למציאת פתרון. לעיתים הפתרון זה אנשים מתאימים יותר, יעוץ חיצוני או שינוי דפוס ההתנהלות וההרגלים.
כל בעל עסק צריך לוודא שהוא יודע (יודע באמת ולא משכנע את עצמו..) מה הבעיה? מה החלופות לפתרון ומשמעויותיהם, האם יש לו את הכלים המקצועיים? האם נדרשת מעורבות חיצונית (ולא להתבייש לקחת במידה וכן..) ומהם אבני הדרך שהוא מציב לעצמו בניהול האתגרים (מדדים, תוצאות, לוחות זמנים).
הגדלת ההכנסות והתאמת מבנה ההוצאות
זו לא קלישאה!
עסק שלא מתפתח וגודל, קרוב לוודאי שבסופו של דבר יקטן ואף ייסגר. כדי שהעסק יגדל ויצמח יש לפעול להגדלת המכירות בצורה מבוקרת ואחראית, ולדאוג שהעסק לא יהיה תלוי בלקוח מסוים ו/או במוצר מסוים.
הגדלת המכירות בדרך כלל כוללת גם הגדלת הוצאות (גם במקרים בהם אנו משוכנעים שזה לא מה שיהיה) ולעיתים אנחנו משקיעים ומגדילים הוצאות כדי להגדיל מכירות אך המכירות לא גדלות.
בכל שלב ובכל עת, יש לבחון את כל הוצאות העסק ולבדוק היכן ניתן להוזיל עלויות ולהתאימן למכירות. ניהול עסק מצליח הנו ניהול נכון של ההוצאות! ניהול נכון של ההוצאות ישמור על שורת הרווח של העסק וישמור על נזילות. מומלץ לבחון את מבנה ההוצאות כדלקמן:
ספקים ומחירים – מומלץ לעבוד מול כמה ספקים ולא ליצור תלות בספק עיקרי. לפעול לשיפור תנאי האשראי, לקבל הנחות מסחריות מקסימליות ולקבל שירות על פי הצרכים של העסק.
מלאי – ניהול נכון ומבוקר של המלאי הוא אחד הדברים החשובים ביותר בניהול עסק מצליח. יש להקדיש לנושא את מרב תשומת הלב הניהולית, הידע המקצועי והטכנולוגיה ולפעול כל העת לרמות מלאי התואמות את המכירות של העסק, ההון החוזר הנדרש לעסק ולרמות פחת מינימליות.
כח אדם – בחינה מתמדת של כח האדם במונחים של עלות מול תועלת. עסק מצליח הנו עסק שמצליח, לאורך זמן, להיות יעיל ולמקסם את כח האדם, להגדילו ולהקטינו בהתאם לצורך. שחיקת כח אדם ותחלופה של עובדים מהווים משאב ניהולי וכלכלי יקר – מצד אחד צריך לשמר עובדים טובים ובעלי ניסיון ומצד שני לרענן ולהחליף כדי לשמור על יעילות וערנות של עובדים. ניהול נכון של כח אדם מביא תוצאות!
תמחיר מוצרים – מחירי חו"ג משתנים, עלויות התפעול משתנות, לעיתים יש תוספות במוצר, עלויות בלתי צפויות, הנחות ללקוחות וכיו"ב. ניהול עסק נכון מחייב שליטה מלאה בתמחיר וקבלת החלטות ניהוליות בהתאם לשינויים החלים בו.
עלויות הנהלה וכלליות – ניסיון מתמיד להוזיל או להתייעל בסעיפי הוצאות הנהלה וכלליות כגון – שכירות, חשמל, הוצאות רכב, משרדיות ועוד. אסור לקחת כמובן מאליו את ההוצאות הללו וליצור מנגנון בקרה שוטף ומתן הדרכות לעובדים בנושא החיסכון.
מקורות המימון של העסק
תחום המימון של העסק הינו אחד מעמודי התווך שעל בסיסם בנוי ומורכב עסק מצליח. מרכיב האשראי מהווה את המסגרת הפיננסית ומגדיר את היכולות של החברה בבואה לבחון היתכנות של כל פעילות.
בנייתה וגיבושה של אסטרטגיה פיננסית מתאימה ונכונה של מימון הינה משימה הדורשת מיומנות והתנהלות מקצועית נכונה כך שהחברה תוכל לעמוד ביעדים ובמטרות שהציבה לעצמה במהלך הדרך לרבות היכולת להתמודד עם האתגרים העתידיים ויכולת ההחזר.
מומלץ להכיר את כל המכשירים הפיננסיים היכולים לשרת את העסק: בנקים, קרנות הסיוע לעסקים קטנים ובינוניים על מגוון מסלוליהם, אשראי חוץ בנקאי, ניכיון, וכיו"ב. יש לבדוק שמבנה האשראי והתנאים הם המתאימים ביותר לעסק כגון בחינה מתמדת שהשקעות ברכוש קבוע ובצרכים שאינם שוטפים ממומנים במימון לטווח ארוך, והפעילות השוטפת ממומנת בהלוואות טווח קצר ומסגרת אשראי בבנק.
ניהול דו"ח תזרים המזומנים
שאנחנו מדברים על ניהול תזרים מזומנים זה לא אומר שיש לנו תזרים!
מחסור במזומנים יכול להוביל כל עסק, אפילו הרווחי ביותר, לסגור את שעריו. ניהול תזרים מזומנים מהווה את ליבת השאלה איך לנהל עסק נכון?
דו"ח תזרים מזומנים כולל רישום מדויק של כל הכספים (תקבולים ותשלומים) הנובעים מהפעילות השוטפת של העסק. הדו"ח מספק תמונת מצב על תקבולים ותשלומים עתידיים, וכך ניתן לדעת מה צפויה להיות היתרה של העסק בכל יום ובהסתכלות לכמה חודשים קדימה.
ניהול תזרים מזומנים מדויק, עקבי ומקצועי עוזר לצפות תקופות בהם יש גרעון בתזרים ומאפשר להיערך מבעוד מועד למציאת פתרונות בזמן אמת ועוזרת לרכישת אמונו של הבנק כאשר מיידעים אותו מראש ולא מפתיעים אותו בחריגות בלתי צפויות.
אחד מגורמי הצלחה החשובים ביותר בניהול תזרים מזומנים הוא הגבייה. על מנת לשמור על תזרים מזומנים חיובי (גם בעסקים רווחיים), יש להקפיד על גבייה טובה ומתמשכת שמתאפיינת במדיניות ברורה, תגובות מהירות לפיגורים בתשלומים ובחינה תקופתית של תנאי האשראי ללקוחות על פי מצבם העסקי.